Liiketoiminnan budjetointi

Budjetointi on tärkeä suunnittelutyökalu jokaiselle yritykselle. Vaikka budjetin laatiminen ei ole lakisääteistä, budjetointi auttaa kaikenkokoisia yrityksiä asettamaan konkreettisia tavoitteita ja tehtäviä näiden saavuttamiseksi, sekä suunnittelemaan tulevaisuutta. Erityisesti yrityksen alkuvaiheessa yrittäjän on tärkeä tietää, millä kustannuksilla ja myynneillä yrityksen toiminta on kannattavaa. Tässä artikkelissa selvitämme mikä on yrityksen budjetti, miksi se laaditaan ja mitä vaiheita budjetointi sisältää.

Sisältö:

Mikä on yrityksen budjetti?
Miksi budjetointi on tärkeää?
Yrityksen budjetin laatiminen
Liiketoiminnan osabudjetit
Seuraa budjettia säännöllisesti

Mikä on yrityksen budjetti?

Budjetti on yksinkertaisesti yrityksesi taloudellinen toimintasuunnitelma ja budjetointi tämän suunnitelman laatimista. Budjetti siis kertoo mistä yrityksen rahat tulevat, mihin niitä käytetään ja kuinka paljon. Budjettia ei tule sekoittaa ennusteisiin, sillä ennusteiden avulla yrityksen toimintaa ohjataan oikeaan suuntaa, jotta laadittu budjetti toteutuisi. Yrityksen budjetista puhutaan myös usein nimellä tulosbudjetti.

Budjetin laatiminen ei ole lakisääteistä, eikä kukaan vaadi yritystä laatimaan budjettia. Poikkeuksena sääntöön ovat tilanteet, kuten starttirahan tai muiden yrittäjätukien hakeminen, jolloin budjettia vaaditaan osana hakemusta. Mikäli yritys tarvitsee rahoitusta, voi ulkopuolinen rahoittaja haluta nähdä budjetin tietääkseen, miten yritys aikoo käyttää rahoitusta.

Miksi budjetointi on tärkeää?

Budjetin laatiminen on tärkeää monestakin syystä. Se auttaa muun muassa hahmottamaan yrityksen talouden kokonaisuutta, tunnistamaan toiminnan taloudellisia riskejä ja asettamaan konkreettisia tavoitteita. Budjetti auttaa yritystä tunnistamaan, mihin suuntaan se haluaa kehittyä ja mitkä ovat tärkeimmät toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi.

1. Suunnittelun avuksi

Budjetti on tärkeä työkalu yrityksen päätöksentekijöille suunnittelemaan yrityksen toimintoja ja tekemään parempia päätöksiä. Tämä auttaa yritystä liiketoiminnan kehittämisessä, investoinneissa, kulujen hallinnassa ja resurssien koordinoimisessa. Budjetista on hyvä tehdä eri versioita, jotta eri toimenpiteiden taloudellisia vaikutuksia voidaan verrata, jolloin yritys voi varautua eri skenaarioihin. Esimerkiksi yhdessä versiossa voi olla osoitettu enemmän rahaa yrityksen markkinointiin, sekä huomioitu mistä tämä on pois ja miten markkinointi-investointi vaikuttaa myyntiin.

Budjetin avulla suunnitellaan myös yrityksen varainhankintaa. Se antaa hyvän kuvan yrityksen taloudesta ja suunnitelmista sijoittajille, pankeille ja muille tärkeille sidosryhmille. Huolellisesti laadittu budjetti voi auttaa ulkoisen rahoituksen hankinnassa.

2. Toimintojen tarkkailuun

Budjetin tarkkailu auttaa tekemään tarvittavia toimenpiteitä talouden tasapainottamiseksi. Budjetin avulla voidaan seurata yrityksen suorituskykyä budjettikauden aikana ja tyypillisesti budjetti laaditaankin aina tilikaudeksi kerrallaan.

Vertaamalla budjetoituja lukuja todellisiin tuloksiin, voidaan selvittää syyt eroavaisuuksiin ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tarvittaessa korjaustoimenpiteitä voi joutua tekemään nopeastikin, eikä suunnitelmien muuttamista kannata pelätä. Budjetin seurannasta voi esimerkiksi ilmetä tarve yritysrahoitukseen tai ennakoitua suurempi myynti, jotka tulee huomioida budjetin päivityksessä. Budjetointiin sisältyy yleensä myös joustavuus ja mahdollisuus reagoida ennustamattomiin tekijöihin, kuten markkinoiden muutoksiin, hintavaihteluihin tai lainsäädännön muutoksiin. Varaudu mahdollisiin muutoksiin ja pidä budjetti joustavana.

3. Toimintojen yhteensovittamiseen

Budjetti auttaa suuresti myös yrityksen eri toimintoja suunnittelemaan tulevan budjettikauden toimenpiteet. Yrityksen budjettiin määritellyn myynnin avulla, voidaan suunnitella esimerkiksi tarvittavat henkilöstöresurssit, ostot ja markkinointitoimenpiteet. Isommissa yrityksissä eri toiminnot laativat myös osabudjetit, jotka tukevat yrityksen budjetissa määriteltyjä tavoitteita.

Budjetointi on näistä syistä yksi tärkeimmistä ja tehokkaimmista talouden hallinnan työkaluista. Tämän takia myös jokaisen pienyrittäjän on hyvä laatia liiketoiminnan budjetti tarkasti joko itse tai kirjanpitäjä apuna.

Yrityksen budjetin laatiminen

Ennen budjetin laatimista, on hyvä päivittää yrityksen liiketoimintasuunnitelma, jossa ilmenee yrityksen keskeiset toiminnot ja tavoitteet. Tämän jälkeen päätetään millä tasolla budjetti on järkevä laatia, sillä budjetin sisältö riippuu aina yrityksen koosta ja toimintojen laajuudesta.

Sisällytä budjettiin vähintään kaikki menot ja tulot, joilla on merkitystä liiketoiminnan kokonaisuudessa. Pienyrittäjä voi sisällyttää kaikki yrityksen toiminnot samaan budjettiin, mutta isompi yritys voi tarvita yrityksen budjetin tueksi eri toiminnoille osa-budjetteja.

Budjetointia aloittaessa voi olla hyödyllistä tehdä ensin kuukausibudjetti, joka havainnollistaa yrityksen kuukausittaisen rahaliikenteen ja yrityksen kulut on helpompi erotella kuukausitasolla. Tämän kuukausibudjetin pohjalta on helpompi lähteä rakentamaan budjettia seuraavalle budjettikaudelle, esimerkiksi jo vaikka kuluvalle tilikaudelle. Alta löydät linkkejä hyväksi todettuihin ilmaisiin budjettipohjiin ja excel-taulukoihin esimerkkeineen, joiden avulla voit lähteä rakentamaan budjettiasi.

Budjettipohjat ja excel-taulukot:

• Excel-pohja yrityksen kuukausibudjetin laatimiseen
• Budjettipohja liiketoiminnan budjetin laatimiseen
• Yksinkertainen budjettilaskuri esimerkillä
• Kassabudjettipohja

Liiketoiminnan osabudjetit

Pienyrittäjälle riittää monesti vain yksi budjetti, eli tulosbudjetti johon liitetään kaikki budjetoitavat yrityksen toiminnot. Isommat yritykset tekevät tulosbudjetin lisäksi osabudjetteja yrityksen eri toiminnoille. Osabudjettien tarpeellisuus määräytyy yrityksen toiminnan tyypin mukaan. Voidaan sanoa, että osabudjetit ovat yritykselle tarpeellisia siinä vaiheessa, kun pelkkä tulosbudjetti ei auta ennustamaan ja seuraamaan liiketoimintaa riittävällä tasolla.

Tulosbudjetin lisäksi voidaan laatia esimerkiksi seuraavia osa-budjetteja:

• Kassabudjetti: Tunnetaan usein myös nimellä rahoitusbudjetti tai maksuvalmiusbudjetti. Kassabudjetti kertoo kuinka paljon yrityksen kassasta tai yritystililtä löytyy rahaa kulujen kattamiseen. Tämä myös havainnollistaa mahdollisen yritysrahoituksen tarpeen ja auttaa yrityksen rahoituksen suunnittelussa.
• Myyntibudjetti: Arvio yrityksen kuukausittaisista myynneistä budjettikaudella. Mikäli tuotevalikoima on rajallinen, voidaan jokaiselle tuotteelle laskea ennuste kuukausimyynneistä. Laajemman valikoiman omaava yrittäjä voi laskea budjetin esimerkiksi asiakkaiden ja heidän keskiostojen perusteella.
• Markkinointibudjetti: Eri markkinointikanavien- ja toimenpiteiden kustannukset.
• Muuttuvien kustannuksien budjetti: Tunnetaan usein myös nimellä tuotanto- tai valmistusbudjetti. Muuttuviin kustannuksiin lasketaan vaihtelevat kulut, jotka aiheutuvat tuotannon ja myynnin määrästä. Vaihtelevia kuluja ovat esimerkiksi materiaalit ja työkalut
• Kiinteiden kustannuksien budjetti: Kiinteitä kustannuksia ovat kaikki yrityksen kulut, jotka eivät ole sidottuja yrityksen tuotantoon eivätkä muutu lyhyellä aikavälillä. Esimerkiksi vuokrakulut, vakuutusmaksut, henkilöstökulut ja sähkölasku.

Seuraa budjettia säännöllisesti

Budjetin seuranta, eli budjettitarkkailu tarkoittaa käytännössä todellisten lukujen vertaamista budjetin ennusteisiin. Budjettia on hyvä seurata vähintään kuukausittain kirjanpidon valmistuttua ja samalla päivittää tulevien kuukausien ennustetta tarvittaessa.

Seurannassa on tärkeää, että poikkeamat nostetaan esille ja niihin reagoidaan mahdollisuuksien mukaan. Poikkeamista on tärkeä pystyä erittelemään niihin johtaneet tapahtumat, jotta voidaan analysoida poikkeamat ja selvittää syitä niihin.

Seuranta auttaa sinua tekemään tarvittavia korjaustoimenpiteitä ja suunnittelemaan tulevia budjetteja entistä paremmin!